手帳はアナログか？デジタルか？

iPhoneを使い始めてから、効率的に仕事ができるようになるために、どんな使い方ができるのか色々と試しています。今は手帳のスリム化に挑戦しています。

私はA5サイズのシステム手帳を使っているのですが、システム手帳は常にメンテナンスをしていないと、どうしても手帳が厚くなり、重たくなってしまいます。特にA5サイズは大きいので、ミニ6サイズやバイブルサイズに比べて、どうしても重くなってしまいます。

使い終わったスケジュールリフィルやアイデアノートは、別のファイルに綴じて家に保管していたのですが、仕事中に以前のスケジュールやメモが確認できず、不便に感じていました。

これを改善するために色々と調べていたら、iPhoneでPDFが閲覧できるAdobeReaderアプリがあったので、それをインストールしました。

書類をPDFファイルにスキャンできるコピー機で、使い終わったスケジュールリフィルをでスキャンしてデータ化しました。

以前はバイブルサイズのシステム手帳を使っていたのですが、バイブルサイズのリフィルはA4やA5など定型サイズではないので、スキャンや自作リフィルを印刷するときに色々と設定が面倒なのです。私がバイブルサイズからA5版のシステム手帳に変更した理由の1つがこの汎用性の高さです。

A5版のリフィルであれば、特別な設定をせずに普通にスキャンしてくれます。

それを、iPhoneのデータをやりとりするiTunesというソフトを使って、PDFデータを転送すれば、iPhoneに使い終わったスケジュールリフィルを保存することができます。

AdobeReaderアプリを起動したところ。保存したデータの一覧が表示されます。

iPhoneでスケジュールリフィルを見るとこんな感じです。縦画面で見ると小さいので、横画面にして拡大しながら見ています。拡大縮小が自由自在にできるので不便は感じません。

アイデアノートもPDFにして保存しています。

過去のスケジュールデータはiPhoneに保存して、直近のスケジュールはシステム手帳に綴じています。このようにすることで、システム手帳を厚く、重くすることなく全てのデータを閲覧できる環境になりました。

スマートフォンが登場する前にも、PDAなどの携帯情報端末がありました。そのころからビジネス系の雑誌には、「手帳はアナログか？デジタルか？」という特集が組まれていました。私は以前、PDAが普及した時にSONYのCLIEという機種を使っていたことがあります。しかし、結局は今のような使い方に落ち着いています。

「アナログ」「デジタル」のどちらかでなければならないというわけではなくて、自分の使うシチュエーションに応じて使い分けるのが良いと感じています。スマートフォンで全てのスケジュール管理をしている人もいるし、アナログの手帳しか使わないという人もいるし、私のようにアナログとデジタルを使う人もいます。

気になったツールがあったら積極的に挑戦してみて、自分のあったものがあれば採用すればいいし、使い勝手が悪ければやめればいいし、柔軟に考えていくことが大切だと思います。

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2011年11月15日｜コメント(0)